「印鑑証明書」とは押印した印鑑が間違いなく本人であることを証明するもので、契約証書作成や不動産登記などの手続きで重要な書類として扱われます。
実際、自動車や一軒家、マンションを購入する際、印鑑証明書の提出を求められた方も多いはずです。
印鑑証明書は印鑑が押された契約書等に添付することが一般的です。
また、印鑑証明書と聞くと「発行方法が難しそう」「時間が掛かりそう」と思われがちですが、印鑑さえあればさほど難しい作業ではありません。
この記事では印鑑証明書の基礎知識や作り方を解説したいと思います。
印鑑証明書とは？
書類等に押印した印鑑が本人のものである証明のことを「印鑑証明」と呼び、本人確認や意思確認として使われます。
この印鑑証明を書面として発行したものが「印鑑証明書」です。
正式名称は「印鑑登録証明書」
印鑑証明書には登録された印鑑の印影、住所氏名、生年月日などの個人情報が記載されています。
この印鑑証明書に記載されている印影と、契約書などに押された印影が同一であることでその効力を発揮します。
高額な契約や信用に関わる取引をする際には必須とする場面も多く、印鑑証明書は本人である正当性を証明する重要な役割を果たしているのです。
また、盗難や紛失などにより偽造され悪用されるリスクもゼロではありません。
ただの紙切れとして認識するのではなく、大切に保管し、慎重に扱う必要があります。
印鑑証明書が必要な場面は？
主に印鑑証明書が必要とされる場面として挙げられるのは以下の通り。
印鑑証明書が必要な場面は？
- マンションや一軒家などの売買
- 自動車の売買
- 遺産相続
- 住宅ローン
マンションや一軒家、自動車などの購入や売却時、住宅ローン、遺産相続など主に金銭に関わる場面で重要な書類として扱われます。
特に不動産関係の取引では扱う案件が高額なゆえ、印鑑証明書は必ずと言っていいほど必要になります。
印鑑証明書の発行には印鑑登録が必要
印鑑証明書の発行には印鑑登録が必要になります。
「印鑑登録」とはあなたが住んでいる(住民票がある)各市区町村へ印鑑に彫られた印影(いんえい)を提出し、「これは本人の印鑑ですよ」と公(おおやけ)に立証するための登録をいいます。
印鑑登録をすることで印鑑証明書を交付してもらえる環境が整うわけです。
ですから初めて印鑑証明書を発行する方は印鑑登録をしなければなりません。
印鑑登録された印鑑のことを「実印」と呼びます。
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印鑑登録された実印は印影の写し、いわゆる印鑑証明書として交付を受けることができます。
印鑑証明書に記された印影の写しと、実印の印影が同一であることで印鑑証明としての効力が発揮されます。
印鑑証明書は添付するのが一般的
印鑑証明書は実印が押された書類に添付するのが一般的です。
実印と印鑑証明書の印影が同一であれば本人が作成した書類であることが証明されるからです。
仮に印鑑登録をしていない印鑑では印鑑証明としての効力はありません。
添付する際は必ず、印鑑登録された実印とセットで用意する必要があります。
印鑑証明書の作り方
印鑑証明書作成までの流れは以下の通り。
印鑑証明書を作るまでの流れ
- 印鑑(実印)を用意する
- 印鑑登録をする
- 印鑑証明書を発行してもらう
印鑑証明書はお住いの市、区役所または町役場で作ることになります。
私の経験上、初めて印鑑証明書を作りに行ったときは30分程度で完了しました。参考までに。
印鑑(実印)の準備
印鑑証明書をはじめて作るにはまず印鑑登録と呼ばれる作業が必要になります。
その登録に使う印鑑(実印)を用意します。
ひとくちに印鑑と言っても印鑑登録に使える実印にはいくつか条件が存在します。
登録可能な印鑑の条件
- 印影の大きさが、一辺の長さ8ミリ以上25ミリ以下の正方形に収まるもの
- 住民票に記載されている氏名、氏もしくは名であらわされているもの
- 氏名のほかに職業・イラスト等が入っているものは不可
- 破損や摩滅、変形したり欠けやすいものは不可
- 縁のないもの・ゴム印・指輪印は不可
- 逆彫りでないもの
上記が代表的に挙げられる条件になりますが、届け出をする各市区町村によっては若干条件に違いがある場合があります。
印鑑(実印)を購入する前に、お住まいの市区町村のホームページ等で印鑑登録に使える印鑑の条件を確認してください。
実印の作成方法はこちら初めての実印作成！完成までに押さえておきたい4つのポイントを参考にしてみて下さい。
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市役所または町役場等で印鑑登録をする
次に印鑑登録をします。
印鑑登録はお住い(住民票がある)の市、区役所または町役場で可能です。
登録する際の持ち物は以下の通り。
持ち物
- 身分証明書(運転免許証・パスポート・マイナンバーカード・住民基本台帳カード等)
- 登録する印鑑
- 印鑑証明書の発行手数料：一枚300円(自治体により異なる)
基本的に身分証明書は官公署発行の顔写真が貼付されたものでなければなりません。
自治体によっては年金手帳、国民健康保険証等など本人を証明できるものであれば登録できる場合もあります。
印鑑登録に関する詳しい内容はお住いの各市区町村のホームページ等で確認してみて下さい。
代理人では即日登録ができない
印鑑登録は基本的に本人が行く必要がありますが、委任状があれば代理人でも申請が可能です。
ただし、代理人が申請する場合は即日登録ができず印鑑証明書も発行することができません。
印鑑証明書が当日必要な場合は、本人が印鑑登録を申請しなければなりません。
印鑑証明書を発行してもらう
印鑑(実印)と本人確認を持参し、窓口にて「印鑑証明書を発行したい」と伝えて下さい。
すると「印鑑登録はお済みですか？」「印鑑登録証はお持ちですか？」等のやり取りがあります。
印鑑登録をしていない場合、申請書を渡されるので必要事項を記入し、印鑑(実印)と合わせて提出します。
混雑状況にもよりますが、登録作業が完了するまで30分ほど掛かると予想されます。
印鑑登録が済むと「印鑑登録証(カード)」と印鑑証明書を交付してもらえます。
次回、印鑑証明書が必要な場合、この印鑑登録証(カード)を持参すれば本人でも代理人でも発行してもらえるので大切に保管しておきましょう。
印鑑証明書の詳しい取り方は実際に印鑑証明書を取ってみたので流れを解説してみるで紹介しているので参考にしてみて下さい。
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印鑑登録できる実印は１人１個
印鑑登録できる実印は１人１個までとなります。
すでに登録されている印鑑を、別の方(家族でも)が登録することができません。
同じ苗字だからと言って実印として登録してしまうと、誰でも印鑑証明書を発行できる状況になってしまいます。
これでは印鑑証明としての効力はありませんよね。
印鑑の変更は新たに登録を
新しい印鑑で印鑑登録したい場合は、新たに印鑑登録を申請しなければなりません。
登録せずに印鑑証明書を発行してしまうと、印影に相違があるということで印鑑証明書として使うことができません。
印鑑を変更した場合は早急に印鑑登録を済ませましょう。
今回のおさらい
印鑑証明書とは
- 押された印鑑が本人のものである証明書
- 押印された契約書などに添付するのが一般的
- お住いの市、区役所または町役場で作れる
印鑑証明書とは押印した印鑑が本人のものであることを証明するものです。
書面には登録した印影の写しが記載されており、実印が押された契約書に添付することでその効力を発揮します。
また、お住まい(住民票がある)の役所で入手可能です。
